ITGLOBAL.COM внедрила AI BPA платформу Ainergy для автоматизации рутинных задач в ERP и CRM системах.

ITGLOBAL.COM внедрила AI BPA платформу Ainergy для автоматизации рутинных задач в ERP и CRM системах.

О клиенте

ITGLOBAL.COM – международный интегратор, предоставляющий широкий спектр ИТ-услуг и решений. Основная деятельность компании сосредоточена на зарубежных рынках, с офисами в разных странах: США, Канаде, Нидерландах, Турции, Бразилии, ОАЭ, Мексика, Казахастан.

Компания развивает сеть частных виртуальных дата-центров для корпоративных клиентов по всему миру. Private cloud ITGLOBAL.COM базируется на передовых технологиях VMware и гиперконвергентном решении vStack, с использованием оборудования Cisco и NetApp. Облачная инфраструктура поддерживается дата-центрами в Дубае, Амстердаме, Нью-Джерси, Алматы, Торонто, Стамбуле и Сан-Паулу.

За более чем 15-летний опыт работы ITGLOBAL.COM зарекомендовала себя как надежный поставщик управляемых ИТ-услуг. Компания предлагает комплексные решения для развития ИТ-инфраструктуры клиентов и их бизнеса в целом. ITGLOBAL.COM использует лучшие мировые практики, имеет надежные хостинговые площадки по всему миру и инвестирует в разработку собственных ИТ-решений. Компания занимает лидирующие места в рейтингах IaaS и PaaS сервисов, платформ GPU Cloud, облачных международных провайдеров и других. 

Как международный провайдер Managed IT Service, ITGLOBAL.COM специализируется на комплексном управлении ИТ-инфраструктурой клиентов, включая частные инсталляции, публичные облака и развитую сеть доступных виртуальных сертифицированных дата-центров.

Проблемы и задачи для решения которых был запущен проект

Компания ITGLOBAL.COM нуждалась в автоматизации таких рутинных процессов, как: 

• Ввод первичных бухгалтерских документов и счетов на оплату в ERP систему;
• Транскрибация записей встреч с клиентами и партнерами;
• Автоматическое заполнение карточек в CRM; 
• Поддержка сотрудников по внутренним базам знаний и типовым вопросам. 

Критерии выбора

Для команды разработки ITGLOBAL.COM было важно, чтобы платформа интегрировалась с существующими системами: ERP и CRM без значительных трудозатрат. Приоритетом было наличие в платформе режимов low code / no code настройки для самостоятельного внесения изменений под конкретные задачи. 

Также, существенным фактором, при принятии решения была скорость развертывания платформы автоматизации от момента принятия решения о внедрении до полной работоспособности всех функций. 

Выбор продукта

После анализа продуктов на рынке автоматизации бизнес-процессов при помощи генеративного искусственного интеллекта, компания ITGLOBAL.COM выбрала Ainergy, как самый подходящий под их запросы вариант. 

AI BPA платформа Ainergy позволяет гибко настроить все имеющиеся ИИ-функции в формате low code/no code силами штатных разработчиков, что избавляет клиента от необходимости обращения к производителю продукта.

Также, решение приспособлено к интеграции в любую систему ведения бизнеса и разворачивается в экосистеме компании с минимальными трудозатратами.

Ход внедрения и результаты

Первым шагом стало внедрение технологии извлечения информации из файлов разных типов (сканы, текстовые документы, таблицы) для автоматизации ввода первичных документов в ERP-систему компании. Это позволило значительно сократить время на ввод первичных документов, автоматически создавать из файлов заполненные всеми реквизитами накладные и платежные поручения в 1С, заявки на оплату в ERP системе и прочее. В результате были минимизированы ошибки, связанные с человеческим фактором, кратно повысилась производительность сотрудников бухгалтерии, отвечающих за ввод и информации и увеличивалась скорость процесса.

Одним из ключевых достижений стало внедрение мультиязычной CRM-системы с функциями транскрибации и умного заполнения карточек. Это решение оказалось особенно ценным для ITGLOBAL.COM, учитывая их работу с клиентами из разных стран. Теперь система автоматически распознает язык входящей коммуникации, транскрибирует звонки и записи встреч, заполняет соответствующие поля в CRM, что значительно повысило эффективность работы отдела продаж и поддержки клиентов.

Для поддержки внутренних пользователей были настроены ИИ-ассистенты для ответов на запросы сотрудников компании. Эти виртуальные помощники подключены к корпоративным базам знаний и способны отвечать на вопросы, связанные с корпоративными сервисами, процедурами и регламентами работы. Это позволяет пользователям быстрее получить нужную информацию, не создавая лишнюю нагрузку на обслуживающие подразделения.

Внедрение проходило в несколько этапов:

1. Пилотный проект (4 недели): автоматизация отдельных этапов процессов
2. Миграция данных и перепроектирование бизнес-процессов (6 недель)
3. Полноценное использование платформы (с 3-го месяца)

Какие улучшения в цифрах удалось получить в результате проекта

1) Скорость ответа на типовые вопросы сотрудников повысилась в 5 раз благодаря тому, что ИИ-ассистент имеет доступ к базе знаний компании.

2) Обработка входящих бухгалтерских документов и счетов производится автоматически, что сокращает время заведения их в ERP на 150%

3) Кол-во ошибок при заведении документации в систему сократилось на 20%

4) Трудоемкость заполнения данных в CRM системе снизилась в 4 раза.

Дальнейшие планы клиента по расширению использования продукта

В будущем, клиент планирует реализовать в своей ITSM-системе автономных AI-агентов с ролями Service Level Manager, Capacity Manager, Incident Manager и другими ролями, на которых часто находятся люди, совмещающие свою основную работу с другими задачами. Иногда им сложно выделить достаточно времени для полноценного управления нужной IT-практикой. Внедрение таких ассистентов существенно повысит качество процессов, улучшит отчетность и положительно скажется на качестве услуг.